Planera bemanning och rekrytering inför sommaren

Redan i slutet av mars förväntas ledare oftast ge beslut kring semesterschema, men konkurrensen om de populära veckorna blir ofta hård. Att få ihop bemanningen och rekrytera sommarvikarier är ett tidskrävande pussel. Nedan kommer några tips på vad du som ledare bör tänka på när du planerar bemanning inför semestertider.

Även om du och dina kollegor brinner för ert arbete behöver vi inse den stora fördelen med semester. Att dina anställda får vila ut och kunna komma tillbaka med ny energi. Vanligtvis har anställda rätt till fyra veckors sammanhängande semester under sommaren, vilket kan vara en utmaning att få ihop, då vissa företag eller avdelningar alltid behöver ha några i ordinariepersonalen på plats. Oavsett hur era avtal ser ut bör du som ledare försöka bemöta dina medarbetares önskemål. Det kan vara extra viktigt i år, när många av oss haft ett tufft år bakom oss som präglats av pandemin som i många fall inneburit hög belastning hos många företag. Dina medarbetare behöver troligtvis en längre semester för att få tid för återhämtning. Alla behöver semester, även du som ledare. Ge dig själv tid för att vara ledig genom att delegera beslutanderätten till en chefskollega eller anlita en interimschef några veckor.

Oavsett om du arbetar som inköpschef, orderchef eller annat brukar ledare ofta ansvara för sin egen arbetsgrupps semesterschema. När det är dags att sammanställa semesterschemat är det därför en god idé att först försöka synka ihop sig med övriga avdelningar, för att hitta olika vägar för att pussla ihop ert personalbehov tillsammans. För det är alltid viktigt att ha medarbetare med rätt kompetens på plats. Så snart ni sammanställt semesterschemat är det därför dags att undanlägga tid för att kartlägga vilken kompetens ni behöver för att verksamheten ska kunna rulla på som vanligt över sommaren. Det är lätt hänt att man skjuter på att rekrytera personal inför sommaren, men tänk på att det är bra att vara ute i god tid, gärna redan i mars-april då studenter och andra kandidater som söker jobb inför sommaren oftast är ute i god tid och letar.

Om du behöver extrapersonal för att få ihop semesterpusslet – överväg interimslösningar. Genom att hyra konsulter kan du täcka hela avdelningens kompetensbehov under sommaren. Detta eftersom du kan anlita konsulter på alla olika nivåer, från exempelvis inköpsassistent till inköpschef, där du som uppdragsgivare själv utformar uppdragets längd och omfattning. Det är en flexibel lösning där du alltså kan anlita exempelvis en interim orderkoordinator under så kort tid som en månad och uppåt, där du enkelt kan förlänga uppdraget vid behov. Interimskonsulter har också god vana och rutin av att sätta sig in i nya företag och arbetsuppgifter, vilket är en fördel när behovet är kortvarigt.

Genom att ta hjälp av en rekrytering- eller interimspartner inför sommarens bemanning slipper ni lägga ner massa tid och energi på att leta efter rätt kompetenser. Er partner sköter allt från att hitta relevanta kandidater, koordinera intervjuer, skriva avtal och tar ansvar vid överlämning och avslut. Det ska kännas tryggt att ta hjälp av en rekryteringspartner. För att säkerställa att ni får in rätt kompetens – välj ett företag som arbetar specialiserat inom det område ni behöver personal till för att försäkra att de förstår ert behov. Se också till att de tar ansvar vid on-/offboarding samt erbjuder rekryteringsgaranti, där de snabbt kan hjälpa till att byta ut konsulten om hen mot förmodan inte skulle leva upp till förväntningarna.

För att verksamheten ska flyta på smidigt över sommaren är det bra att se till att du har krattat manegen för er konsult eller extrapersonal och att alla bitar är på plats innan dem startar. Boka in några timmar i din kalender redan nu för att hinna gå igenom rutiner och förväntningar ordentligt. Ett tips är att göra en checklista för vad ni bör gå igenom som ni kan kryssa av gemensamt, så att inget missas innan ansvariga lämnar för semester.

Behöver ni personal inför sommaren? Gazella Business Support har ett starkt nätverk inom Supply Chain och hjälper till med rekrytering och interimstjänster, juniora som seniora roller inom inom order, inköp och logistik. Hos oss kan du räkna med ett högt personligt engagemang och ett brett och uppdaterat nätverk av kvalitetssäkrade kandidater. Vi är dessutom bemannade över hela sommaren och finns därav tillgängliga vid akuta frågor som kan dyka upp. Varmt välkomna att kontakta oss, så hittar vi en lösning som passar er!

• Låt alla ta semester i sommar
• Sammanställ semesterschemat och kartlägg kompetensbehov
• Anlita sommarkonsult
• Ta hjälp av ett rekrytering- eller interimsbolag
• Förbered i god tid och sätt tydliga förväntningar