Så skapar du en lyckad onboarding – onboarding i 7 steg

Att inte investera tid på att göra en bra introduktion för nyanställda kan bidra till höga kostnader om den nyanställda väljer att sluta efter kort tid. Det kan i sin tur även innebära att man kanske tappar en lovande kandidat som hade kunnat bidra med mycket kompetens och nya perspektiv till företaget. Om kollegan däremot känner sig väl mottagen och får rätt verktyg kan företaget ta tillvara på nya kollegans motivation och få produktiva medarbetare från dag ett. Så hur gör man en bra onboarding? I detta blogginlägg ger vi sju tips för hur man genomför en lyckad onboarding!

En studie från Glassdoor visar att organisationer med en bra onboardingprocess ökar produktiviteten med 70%. Trots det är det många företag som inte har en tydlig plan för onboarding av ny personal. Den som inte välkomnas på rätt sätt första arbetsveckan kan snabbt tappa motivation och då är risken överhängande att de kan tänkas vilja lämna direkt. Besvikna före detta anställda ger en dålig image för företaget. Det är därför en välplanerad onboarding är så viktigt. Vi ger nedan råd om hur ni kan komma igång och ger våra 7 tips för vad man bör tänka på för en lyckad onboarding.

Det är viktigt att komma ihåg att onboardingen startar redan vid första intervjutillfället. Under tiden som kandidaten går igenom rekryteringsprocessen fram till första arbetsdagen hinner kandidaten samla på sig massa intryck om er som bolag och skapa sig en uppfattning om er som arbetsgivare. Att ha en stark värdegrund och kultur på bolaget från början är därför en grundpelare. Lyckas ni återspegla och förmedla företagets värdegrund och kultur, som det ser ut på riktigt, under hela rekryteringsprocessen ökar chanserna för en mer lyckad onboarding och att anställda stannar längre. 28% har någon gång tackat ja till ett jobb för att sedan säga upp sig innan de ens börjat. Ett tips är därför att kontinuerligt kommunicera med nya kollegan, även under tiden mellan avtalssignering och fram till första arbetsdagen.

Om ni inte redan har en plan för onboarding av nyanställda på bolaget bör ni börja med att sätta er ner och skapa en process och plan för hur introduktionen ska gå till. Välj ut en ansvarig för onboardingen som tar emot kollegan och är kontaktperson under hela introduktionstiden. Gör sedan en checklista på vilka delar som ska ingå i onboardingen så du vet att inget missats. Om nya medarbetaren själv behöver sammanställa information och lära sig processer på egen hand under introduktionstiden, tappas mycket värdefull tid där personen istället kunde bidragit i arbetet och det är även hög risk att nya kollegan då också tappar motivation. För att skapa rätt förutsättningar för både dig, teamet och nya kollegan, se till att boka in alla onboardingpass i kalendern i god tid för att kunna motta kollegan på bästa sätt.

En studie från Human Capital Institute visar att 77% nyanställda går hem tidigare sin första arbetsdag på grund av att varken arbetsplatsen eller teamet inte har förberett mottagandet av nya medarbetaren. Se till att ha dator, passerkort och all annan teknik på plats till första arbetsdagen. Se också till att medarbetaren får en introduktion och inlogg i alla system och interna kanaler, för att den nyanställda ska känna sig välkommen och kunna fokusera på att komma igång med sitt arbete ordentligt från dag ett.

När förväntningarna är otydliga kan det enkelt uppstå missnöje från båda håll. För att föregå detta, boka tidigt in ett samtal med den nyanställda där ni pratar om ansvar, arbetsuppgifter och vilka förväntningar som finns gällande rollen. Gå även igenom företagets värderingar, kultur och arbetsmiljö så att den nya medarbetaren lättare kan komma in i företagskulturen och vet hur ni kommunicerar och samarbetar i teamet.

Om man vill minska startsträckan för den nyanställda att komma igång med sitt arbete, kan det vara värdefullt att lägga en plan för intern kompetensutbildning under introduktionen, där nya medarbetaren får chans att lära sig rollen från närmsta kollegorna i teamet. För att underlätta och effektivisera onboardingen är det oftast också en god idé att nya medarbetaren tilldelas en mentor i sitt team, som kan hjälpa till vid frågor eller funderingar som dyker upp på vägen och som kan stötta kollegan i resan framåt.

För att fånga upp eventuella frågetecken är det viktigt att ha täta avstämningar under introduktionstiden. Ett tips är att boka in stående avstämningar i kalendern redan första dagen. Stäm av hur arbetet går och hur nya kollegan mår och trivs hos er. På detta sätt kan ni i god tid upptäcka eventuella problem och om något bör planeras om i onboarding-processen.

För att behålla eller bygga en god samanhållning i teamet är det viktigt att nya kollegan känner sig välkommen och trygg i sitt nya team och trivs med sina nya medarbetare. Försök därför om möjligt att under introduktionstiden boka in möten eller aktiviteter där personalen får tid att lära känna varandra under trevliga sammanhang. Desto närmare kollegorna kommer varandra i teamet, desto mer minskar tröskeln för att våga ta hjälp av varandra vid frågor eller utmaningar som kan uppstå och det bygger i sin tur även god sammanhållning och teamkänsla på sikt.