Plötsligt befinner du dig i ett distribuerat team. Vad är viktigt att tänka på?

Covid-19 har resulterat i att fler och fler team i Sverige numera arbetar fysiskt ifrån varandra. Somliga mer frivilligt än andra. Oavsett om en del av ert team befinner sig på plats på kontoret, eller hemma eller i en annan stad eller land så behöver man börja bemästra kommunikation på distans. Distribuerade team är en fantastisk resurs för både företag och anställda men att gå från ett samlokaliserat till ett distribuerat team kan för många kännas som en plötslig förändring. Vi har samlat 5 tips för hur ledare, kollegor och rutiner kan anpassas.

Psykologen Shahab Sayardoust, agila team och organisationscoachen Martin Wasielewski och Mimmi Engestang, senior erfaren coach, instruktör, rådgivare och banbrytande författare inom ämnet virtuellt ledarskap, har tillsammans nedan sammanfattat och gett sina 5 bästa rekommendationer för hur man som ledare och kollega bäst anpassar sig till från ett samlokaliserat till ett distribuerat team.

• 1. Uppleva säkerhet i situationen
  Om du inte själv har valt att isolera dig kan det vara svårt att acceptera den nya arbetssituationen. Att inte veta hur länge denna situation kan komma att pågå kan inge en känsla av osäkerhet. Som ledare bör du engagera dig så tidigt som möjligt i att skapa en känsla av säkerhet genom att prata kontinuerligt om situationen och processer för beslutsfattning. En person som känner sig säker och har förståelse över vad som kan och inte kan komma att ske, tenderar att fatta bättre beslut.

• 2. Sammanhållning och sammanhang
  Människan behöver mer än att träffa andra, vi behöver även känna känslan av att vara en del av något. Att bara prata om hur helgen varit är inte tillräckligt för alla. Känslan av att din kollega eller chef bryr sig om ditt välmående och din prestation ett grundläggande mänskligt behov. När det fysiska avståndet ökar, minskar antalet spontana interaktioner med andra. Engagera dig i att aktivt lyssna på dina teammedlemmars behov och överväg mer frekvent kontakt då den fysiska kontakten inte längre är lika självklar som tidigare. Flera kortare interaktioner i tider som dessa är viktiga och när det är möjligt, använd alltid kameran då den inger känslan av närhet.

• 3. Vikten av rutin och struktur
  För de team som precis bytt till enbart telekommunikation kan introduceringen av dessa nya vanor och verktyg verka frustrerande. Det är därför viktigt att tänka på vad just ditt team vill uppnå och anpassa rutinerna därefter. Distribuerade teams bör komma överens om regelbundna och återkommande kommunikationsrutiner samt hitta kommunikationskanaler som passar dem. Dagliga incheckningar för morgonmöte med video är ett exempel som är vanligt bland de team som alltid arbetar distribuerade team. Varför inte överväga att ha flera videomöten i samband med Corona-isoleringen? Försök att inte sluta med denna rutin när ”det inte längre finns en agenda”. Om detta är den enda gången som ditt team garanteras att prata med varandra, minns då vikten av att utbyta känslor och reflektioner nu när en delad kaffemaskin inte längre finns tillgänglig.

• 4. Klargöra mål och aktivt kommunicera framsteg och beslut
  När ni börjar arbeta på distans kan det vara värdefullt att klargöra vad som förväntas under dagen och veckan, både på individ- och gruppnivå. Eftersom det fysiska kontoret har försvunnit som kommunikationsmedel blir det svårare att snabbt be om hjälp om du fastnar i någon uppgift. För att kunna ge ditt team möjlighet att hjälpa varandra som om ni satt tillsammans fortfarande gäller det att klargöra mål, prata om framsteg och att göra det naturligt att fortsatt be om hjälp är det behövs. Våga utvärdera vad du tror kan bli bättre. För att minimera oklarheter och missförstånd, anteckna och dela beslut som ni kommit överens om.

• 5. Planera för morgondagen
  I extraordinära situationer som dessa är det lätt att glömma att nuvarande tillstånd troligtvis är kortvarigt. Därför är det viktigt att inte glömma bort att planera för vad som händer när det väl är över. Hur kommer saker fungera så fort allting har återgått till det vanliga? Har ditt team eller hela organisationen övervägt att granska policyn för arbete på distans ändå och kan du använda det som en indikator på vad som är utmanande och vad som fungerar? Att tänka på det redan nu kan vara till hjälp i framtiden.

Har ni konsultbehov eller vill ha hjälp med att rekrytera personal? Har rådande tider gjort att ni behöver stärka upp er ekonomiavdelning, kanske på grund av ökat tryck eller om ni har behövt prioritera om ert arbete eller har sjukfrånvaro som försvårar situationen? Hör av er till Gazella!

Källa: Charlotte Ekelund, grundare och VD på Teemly, i samarbete med experterna Shahab Sayardoust, licensierad psykolog och ledarskapscoach på Omino. Martin Wasielewski, självständig agila team- och organisationscoach. Mimmi Engestang, senior erfaren coach, instruktör, rådgivare och banbrytande författare inom ämnet virtuellt ledarskap. Teemly är en virtuell kontorsplattformstjänst som sammansvetsar distribuerade team, som för nuvarande är i betatest-fasen med utvalda kunder och kommer lansera sin tjänst under 2020. På grund av Covid-19 och det brådskande behovet av virtuella kontor har Teemly öppnat upp för fler betatester.