Vill du ha en nyckelroll där din struktur, problemlösningsförmåga och servicekänsla verkligen gör skillnad? Vi söker en driven och självgående Executive & Private Assistant för vår kunds räkning. I rollen kommer du att ägna cirka 50 % av din tid åt Family Office och 50 % åt ett av familjens bolag. I denna unika roll kombinerar du praktiskt hands on-arbete med effektiv ärendehantering och gedigen administrativ support. Du kommer att vara en ovärderlig resurs både för företagets ledning och i familjens vardag. Rollen kräver ett skarpt öga för detaljer, förmåga att snabbt hitta lösningar och en stark vilja att alltid ligga steget före. Om du är en strukturerad, kommunikativ och lösningsorienterad person som trivs med ansvar, är detta rollen för dig.
Du erbjuds
I denna roll får du möjlighet att vara en del av ett expansivt företag och en dynamisk familjemiljö. Här väntar en varierad och utmanande vardag där ingen dag är lik den andra. Du arbetar både nära företagets ledning och med familjens behov.
Din utmaning för Family Office räkning
-
Kalenderhantering och familjeplanering
-
Hantera familjens vardag exempelvis koordinera barnpassning, aktiviteter, sjukdomsanmälningar, läkarbesök och andra praktiska detaljer som rör familjens och barnens vardag
-
Reseplanering och eventlogistik
-
Stödja den löpande förvaltningen och underhållet av familjens fastigheter, inklusive kontakt med externa parter för att säkerställa en hög standard
-
Genomföra anbudsprocesser, förhandlingar och kontraktering av leverantörer
-
Assistera med deklarationer, betalningar och ekonomisk uppföljning i samarbete med externa partners
-
Bistå med att förbereda styrelsemöten, ta protokoll och stödja arbetet kring årsredovisningar, revisioner och utbetalningar för två stiftelser
-
Hantera akuta och oplanerade händelser samt driva ad hoc-projekt vid behov
Din utmaning för bolagets räkning
-
Organisera och prioritera kalendern för VD
-
Mötesadministration och hantering av inbox
-
Resor och evenemangslogistik
-
Ekonomi och HR-administration
-
Övrig administration
Vem vi söker
Vi söker dig som är strukturerad, ansvarsfull och har hög integritet. Du trivs med att arbeta självständigt och har en god förmåga att prioritera och effektivisera. Du är kommunikativ, lösningsorienterad och tar gärna initiativ för att förbättra, både för företaget och för familjen. Du har förmågan att ta ansvar för dina arbetsuppgifter och driva dem framåt på ett självständigt sätt. Din noggrannhet och sinne för detaljer säkerställer att allt genomförs korrekt och i tid. Din kommunikativa förmåga gör att du hanterar flertalet intressenter på ett professionellt och serviceinriktat sätt. Eftersom rollen innebär hantering av känslig information är det avgörande att du är diskret, pålitlig och har en hög grad av integritet
Ansökan
Låter detta som en utmaning för dig? Ansök redan idag via formuläret nedan! Har du frågor är du välkommen att kontakta Julia Zovko (julia.zovko@gazella.se) som är ansvarig rekryterare för denna tjänst.